Funktionen
Kreditoren
ERP-Integration und Datenmanagement
Rechnungs- und Transaktionsverarbeitung
Erweiterte Rechnungsabstimmung
Die Abgleichung von Rechnungen in zwei oder drei Schritten verknüpft Bestellungen, Eingänge und Rechnungen miteinander. Dieser Prozess ist entscheidend, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen nur für tatsächlich erhaltene Waren oder Dienstleistungen bezahlt, um Überzahlungen und Betrug zu verhindern. Zudem spielt er eine Rolle bei der Steuerung des Cashflows und der Aufrechterhaltung guter Lieferantenbeziehungen, indem er zeitnahe und präzise Zahlungen sicherstellt.
Automatisierung von Bestellvorgängen
Die automatisierte Erstellung von Bestellungen beschleunigt den Beschaffungsprozess, reduziert menschliche Fehler und hilft, eine Revisionshistorie aufrechtzuerhalten. Diese Effizienz ist entscheidend für die Verwaltung von Lieferketten und Beständen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen schnell auf Marktanforderungen oder Produktionsänderungen reagieren kann.
Effiziente Stapelverarbeitung
Die Verarbeitung von Transaktionen in Stapeln ermöglicht die gleichzeitige Verarbeitung großer Datenmengen, anstatt diese einzeln abzuarbeiten. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen, da dadurch die Verarbeitungszeit erheblich reduziert und die Gesamteffizienz verbessert wird.
Anpassbare Gutscheinerstellung
Die Möglichkeit, Gutscheine anhand verschiedener Kriterien zu erstellen, ermöglicht einen maßgeschneiderten Ansatz für das Finanzmanagement. Diese Anpassungsfähigkeit ist entscheidend, um spezifische geschäftliche oder regulatorische Anforderungen zu erfüllen, die je nach Branche und geografischem Standort erheblich variieren können.
Genehmigungen abhängig von Schwellenwerten
Konfigurierbare Genehmigungsprozesse auf der Grundlage spezifischer Schwellenwerte ermöglichen eine kontrolliertere und sicherere Umgebung für die Transaktionsverarbeitung. Diese Einrichtung ist entscheidend für das Risikomanagement, da sie sicherstellt, dass größere oder ungewöhnliche Transaktionen die erforderliche Prüfung und Genehmigung erhalten.
Konfiguration für doppelte oder mehrfache Genehmigungen
Die Möglichkeit von doppelten oder mehrfachen Genehmigungen in der Transaktionsverarbeitung schafft eine zusätzliche Sicherheitsebene und Überwachung. Diese Funktion ist entscheidend, um Betrug und Fehler zu verhindern, da sie erfordert, dass mehr als eine Person bedeutende Transaktionen autorisiert.
Nicht löschbare Transaktionsaufzeichnungen
Die Sicherung von Transaktionsaufzeichnungen als nicht löschbar ist entscheidend, um die Integrität von Finanz- und Betriebsdaten zu bewahren. Diese Beständigkeit ist entscheidend für Prüfzwecke und die Aufrechterhaltung zuverlässiger historischer Aufzeichnungen von Geschäftsaktivitäten.
Dokumentenverwaltung und Archivierung
ABBYY Flexi-Capture Schnittstelle
Diese Schnittstelle digitalisiert und organisiert papierbasierte Dokumente, wandelt sie in nutzbare digitale Daten um. In einer Welt, in der Daten ein entscheidendes Gut sind, ist es wichtig, Informationen aus verschiedenen Quellen schnell zu verarbeiten und zu analysieren, um fundierte Geschäftsentscheidungen treffen zu können.
Automatisierte Dokumentenarchivierung
Diese Funktion archiviert automatisch wichtige Dokumente wie Rechnungen und Bestellungen. Diese automatische Archivierung ist entscheidend dafür, zu gewährleisten, dass wichtige Dokumente sicher aufbewahrt und einfach abgerufen werden können, was für Prüfpfade und die Analyse historischer Daten entscheidend ist.
Dokumentenverknüpfung
Das Verknüpfen von Dokumenten zur Abrufung sowohl aus M-Files als auch der Benutzeroberfläche des ERP verbessert die Zugänglichkeit von Informationen. Diese Konnektivität ist wichtig, um sicherzustellen, dass relevante Dokumente unabhängig davon, wo sie zunächst gespeichert wurden, schnell und einfach gefunden werden können und so die Effizienz der Arbeitsabläufe verbessern.
Versionierung
Die Aufrechterhaltung eines Versionsverlaufs jedes Dokuments ist entscheidend, um Änderungen im Laufe der Zeit nachverfolgen zu können. Diese Funktion ist wichtig, um die Datenintegrität sicherzustellen und eine klare Historie von Dokumentenrevisionen bereitzustellen, was bei der Beilegung von Streitigkeiten oder dem Verständnis der Entwicklung eines Dokuments entscheidend sein kann.
Regelkonforme Archivierung
Einhaltung regulatorischer Standards wie FDA 21 CFR Teil 11 ist für Unternehmen in regulierten Branchen entscheidend. Dies gewährleistet, dass sie gesetzliche Anforderungen erfüllen, möglichen Geldstrafen ausweichen und ihren Ruf am Markt wahren.
Betriebliche Effizienz und Flexibilität
Skalierbare Bereitstellung
Skalierbarkeit stellt sicher, dass sich ein Unternehmen im Wachstum die Systeme entsprechend mitentwickeln können, ohne dass dabei komplette Überarbeitungen nötig sind. Diese Funktion ist entscheidend, um die Firmenerweiterung zu unterstützen und sich an erhöhte betriebliche Anforderungen anzupassen, ohne dabei Leistung oder Zuverlässigkeit zu opfern.
Hochleistungsarchitektur
Ein System, das für hohe Transaktionsvolumen konzipiert ist, stellt sicher, dass es Spitzenbetriebszeiten ohne Leistungseinbußen bewältigen kann. Diese Zuverlässigkeit ist entscheidend, um den kontinuierlichen Geschäftsbetrieb und die Kundenzufriedenheit aufrechtzuerhalten.
Operationale Flexibilität
Die Fähigkeit, sowohl im Batch- als auch im Echtzeitmodus zu arbeiten, bietet Flexibilität, um verschiedenen betrieblichen Arbeitsabläufen und Anforderungen gerecht zu werden. Diese Flexibilität ist wichtig für die Optimierung von Verarbeitungszeiten und die Anpassung an unterschiedliche betriebliche Maßstäbe und Komplexitäten.
Vollständige betriebliche Rückverfolgbarkeit
Die Rückverfolgbarkeit jeder Operation innerhalb des Systems bietet einen detaillierten Prüfpfad, der für Verantwortlichkeit und Transparenz entscheidend ist. Diese Funktion ist besonders wichtig in Umgebungen, in denen die Einhaltung von regulatorischen Standards und internen Audits eine Priorität darstellt
Sicherheit und Compliance
Sicherheit auf Unternehmensebene
Mit der zunehmenden Verbreitung von Cyberbedrohungen schützen robuste Sicherheitsmaßnahmen sensible Geschäfts- und Kundendaten. Dieser Schutz ist nicht nur entscheidend, um sich gegen Verstöße zu sichern, sondern auch um das Vertrauen der Kunden zu wahren und gesetzliche Compliance-Standards einzuhalten.
Archivierung gemäß behördlicher Vorschriften
Die Einhaltung behördlicher Standards, wie z.B. FDA 21 CFR Teil 11, ist für Unternehmen in regulierten Branchen von großer Bedeutung. Damit wird sichergestellt, dass sie gesetzliche Anforderungen erfüllen, mögliche Geldstrafen vermeiden und ihren Ruf am Markt wahren.
Dezentrales Workflow-Management
Die Unterstützung für Betriebsabläufe an mehreren Standorten und in mehreren Unternehmen ermöglicht es Unternehmen, dezentrale Einheiten unter einem einzigen, vereinheitlichten System zu verwalten. Diese zentrale Kontrolle ist entscheidend, um die Konsistenz in Prozessen und Richtlinien in verschiedenen Niederlassungen oder Tochtergesellschaften aufrechtzuerhalten.
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