Fonctionnalités
Comptes créditeurs
Intégration ERP et gestion des données
Traitement des factures et des transactions
Correspondance avancée des factures
La concordance des factures à deux et trois voies croise les bons de commande, les réceptions et les factures. Ce processus est essentiel pour garantir qu'une entreprise ne paie que pour les biens ou services réellement reçus, ce qui permet de prévenir les paiements en trop et la fraude. Il joue également un rôle dans la gestion de la trésorerie et le maintien de bonnes relations avec les fournisseurs en garantissant des paiements ponctuels et précis.
Automatisation des bons de commande
La création automatisée des bons de commande accélère le processus d'approvisionnement, réduit les erreurs humaines et aide à maintenir une piste de vérification. Cette efficacité est cruciale dans la gestion des chaînes d'approvisionnement et des stocks, garantissant ainsi à l'entreprise de répondre rapidement aux demandes du marché ou aux évolutions des besoins de production.
Traitement par lots efficace
Le traitement des transactions par lots est une méthode qui permet de traiter de gros volumes de données simultanément, plutôt qu'une par une. Ceci est particulièrement important pour les entreprises à fort volume de transactions, car cela réduit considérablement le temps de traitement et améliore l'efficacité globale.
Génération de bons adaptable
La capacité de générer des bons en fonction de différents critères permet une approche personnalisée de la gestion financière. Cette adaptabilité est cruciale pour répondre aux exigences commerciales ou réglementaires spécifiques, qui peuvent varier grandement selon les industries et les géographies.
Approbations dépendantes des seuils
Des processus d'approbation configurables basés sur des seuils spécifiques permettent un environnement de traitement des transactions plus contrôlé et sécurisé. Cette configuration est essentielle pour gérer les risques, car elle garantit que les transactions importantes ou inhabituelles reçoivent le niveau de contrôle et d'approbation nécessaire.
Configuration d'approbations doubles ou multiples
La capacité d'obtenir des approbations doubles ou multiples dans le traitement des transactions ajoute une couche supplémentaire de sécurité et de supervision. Cette fonctionnalité est essentielle pour prévenir la fraude et les erreurs, car elle exige que plus d'une personne autorise les transactions importantes.
Enregistrements de transactions non suppressibles
La sécurisation des enregistrements de transactions pour les rendre non suppressibles est essentielle pour préserver l'intégrité des données financières et opérationnelles. Cette permanence est cruciale à des fins d'audit et pour maintenir un historique fiable des activités commerciales.
Gestion de documents et archivage
Interface ABBYY Flexi-Capture
Cette interface numérise et organise les documents papier, les transformant en données numériques exploitables. Dans un monde où les données sont un atout crucial, la capacité à traiter et analyser rapidement des informations provenant de sources diverses est essentielle pour prendre des décisions commerciales éclairées.
Archivage Automatisé de Documents
Cette fonctionnalité archive automatiquement des documents critiques tels que les factures et les bons de commande. Cet archivage automatique est essentiel pour garantir que les documents importants sont stockés en toute sécurité et peuvent être facilement récupérés, ce qui est crucial pour les pistes d'audit et l'analyse des données historiques.
Liaison Croisée de Documents
La liaison croisée de documents pour la récupération à la fois à partir de M-Files et de l'interface utilisateur de l'ERP améliore la facilité d'accès aux informations. Cette connectivité est importante pour garantir que les documents pertinents puissent être rapidement et facilement trouvés, quel que soit l'endroit où ils sont initialement stockés, améliorant ainsi l'efficacité du flux de travail.
Maintenance de l'Historique des Versions
Maintenir un historique des versions de chaque document est crucial pour suivre les changements au fil du temps. Cette fonctionnalité est importante pour garantir l'intégrité des données et fournir un historique clair des révisions de document, ce qui peut être critique pour résoudre des litiges ou comprendre l'évolution d'un document.
Archivage Conforme à la Réglementation
La conformité aux normes réglementaires, comme la FDA 21 CFR Part 11, est vitale pour les entreprises des secteurs réglementés. Elle garantit qu'elles respectent les exigences légales, évitent d'éventuelles amendes et maintiennent leur réputation sur le marché.
Efficacité opérationnelle et flexibilité
Déploiement évolutif
La scalabilité garantit que, lorsque l'entreprise se développe, ses systèmes peuvent évoluer avec elle sans nécessiter de refonte complète. Cette fonctionnalité est essentielle pour soutenir l'expansion de l'entreprise et s'adapter à des demandes opérationnelles accrues sans sacrifier les performances ou la fiabilité.
Architecture haute performance
Un système conçu pour des volumes de transactions élevés garantit qu'il peut gérer les périodes opérationnelles de pointe sans dégradation des performances. Cette fiabilité est cruciale pour maintenir des opérations commerciales continues et la satisfaction des clients.
Flexibilité opérationnelle
La capacité à opérer à la fois en mode batch et en temps réel offre une flexibilité pour correspondre à différents flux de travail et demandes commerciales. Cette flexibilité est importante pour optimiser les temps de traitement et pour s'adapter à des échelles et complexités opérationnelles variables.
Tracabilité opérationnelle complète
La traçabilité de chaque opération au sein du système fournit une piste d'audit détaillée, ce qui est essentiel pour la responsabilité et la transparence. Cette fonctionnalité est particulièrement importante dans les environnements où la conformité aux normes réglementaires et les audits internes sont une priorité.
Sécurité et conformité
Sécurité de niveau entreprise
Avec la prévalence croissante des menaces cybernétiques, des mesures de sécurité robustes protègent les données sensibles des entreprises et des clients. Cette protection est non seulement cruciale pour se protéger contre les violations, mais aussi pour maintenir la confiance des clients et respecter les normes de conformité réglementaire.
Archivage conforme à la réglementation
La conformité aux normes réglementaires, comme la FDA 21 CFR Part 11, est vitale pour les entreprises des secteurs réglementés. Elle garantit qu'elles respectent les exigences légales, évitent d'éventuelles amendes et préservent leur réputation sur le marché.
Gestion de flux de travail distribuée
Le soutien aux opérations multi-sites et multi-entreprises permet aux entreprises de gérer des entités décentralisées sous un système unique et unifié. Ce contrôle centralisé est crucial pour maintenir la cohérence des processus et des politiques dans les différentes succursales ou filiales.
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