Fonctionnalités
Gestion des dossiers
Politique de rétention et conservation légale
Système d'archivage et de purge
Archivage et Purge Basés sur des Règles
Mettre en place un système complet pour l'archivage et la purge de documents, régi par des règles établies par le département de conformité. Ce système automatise non seulement le processus d'archivage, mais garantit également que les documents sont purgés conformément aux directives réglementaires et organisationnelles.
Archives Restaurables et Suppression Permanente
Notre solution distingue entre l'archivage et la purge, offrant la possibilité de restaurer des documents archivés. En revanche, les documents purgés, ainsi que toutes leurs versions, sont définitivement supprimés, conformément à des normes de conformité strictes.
Dates de Déclenchement Personnalisables
Définissez les dates de déclenchement d'archivage et de purge en fonction de propriétés définies par l'utilisateur, telles que la classe de document, la catégorie et les dates de création ou de modification. Cette flexibilité permet des stratégies de gestion des documents sur mesure qui répondent à des besoins organisationnels spécifiques.
Journalisation Complète
Conservez un enregistrement détaillé et permanent de toutes les opérations d'archivage et de purge grâce à une journalisation extensive. Cette fonctionnalité garantit la transparence et la responsabilité dans les processus de gestion des documents, essentielle pour la conformité et les pistes d'audit.
Opérations Interactives et par Lots
Choisissez entre des opérations par lots ou interactives pour les tâches d'archivage et de purge. Le mode interactif nécessite l'approbation finale par des groupes d'utilisateurs désignés, ajoutant ainsi une couche supplémentaire de surveillance au processus de gestion des documents.
Précédence de la Suspension Légale
Veiller à ce que les suspensions légales l'emportent sur les règles d'archivage et de purge, en maintenant la conformité avec les exigences légales et les politiques internes. Cette mesure de sauvegarde protège les documents critiques contre un archivage ou une purge involontaire.
Opérations en Arrière-Plan
Toutes les fonctions d'archivage et de purge sont conçues pour s'exécuter en arrière-plan, minimisant l'impact sur les performances du système. Cela garantit que les processus de gestion des documents ne perturbent pas les opérations quotidiennes.
Système de mise en rétention légale
Gestion de la retenue flexible
Créez et gérez des "Retenues" nommées avec des règles spécifiques pour régir l'inclusion de documents. Ce système offre la flexibilité de définir, de modifier ou de supprimer des retenues au fur et à mesure que les conditions changent, garantissant que les documents sont gérés de manière appropriée tout au long de leur cycle de vie.
Capacité multi-retenues
Notre système prend en charge le placement d'un seul document sous plusieurs retenues simultanément, améliorant la capacité de l'équipe juridique à gérer des exigences complexes en matière de documents et garantissant une protection complète des informations sensibles.
Participation au flux de travail
Les documents en attente peuvent continuer à participer aux flux de travail, bien que avec des restrictions sur la modification ou la suppression. Cette fonctionnalité garantit que les processus critiques ne sont pas interrompus, tout en maintenant l'intégrité et la sécurité des documents concernés.
Transformation et exportation de documents
Convertissez automatiquement les documents placés en attente au format PDF, tout en archivant le document original jusqu'à ce que la retenue soit levée. De plus, offrez la possibilité d'exporter des documents d'une retenue, soit vers un lecteur externe, soit vers un autre coffre M-Files, offrant ainsi une flexibilité dans la gestion et la préservation des documents.
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